Case de Sucesso: Governança de custos em nuvem na Rocket.Chat, com Rodrigo Nascimento

Introdução

Reduzir custo de nuvem “no escuro” é receita para sustos no fechamento. Nesta entrevista, Rodrigo Nascimento, CTO da Rocket.chat, conta como eles saíram de um cenário de baixa visibilidade e contas em crescimento para uma operação com responsáveis claros, rituais de governança e métricas acompanhadas. Espero que gostem!

Q1) Antes de iniciar esse processo de otimização, como vocês enxergavam os custos de cloud e qual foi o momento de virada?

[Rodrigo Nascimento] Tínhamos pouca visibilidade e bastante confusão. Não havia um responsável claro pelos custos da nuvem e usávamos mal as ferramentas padrão dos provedores. As faturas eram analisadas de forma superficial, misturando serviços internos e externos, sem estrutura definida. As contas estavam fora de controle e em crescimento constante. Quando precisávamos de informações, levava-se muito tempo para ter respostas confiáveis. O ponto de virada foi uma mudança de pessoal no time: percebemos que não existia acompanhamento real dos custos e que precisávamos assumir a governança de forma estruturada.

Q2) Quais foram as principais ações práticas que mais contribuíram para a redução de custos?

[Rodrigo Nascimento] Implementamos uma sequência para trazer transparência e accountability:

- Análise de serviços para diferenciar o que era essencial.

- Olhar com a perspectiva Lean, combatendo desperdícios.

- Definição clara de papéis e responsabilidades por área/produto.

- Tags em todos os componentes‑chave (produto, ambiente, time, centro de custo).

- Budgets por equipe e relatórios semanais com gasto atual, budget e forecast por área.

- Canal de acompanhamento para questionar desvios acima do budget (não é problema gastar mais; problema é não sabermos o porquê).

- Registro público das principais atualizações (gastos extraordinários, ajustes de linha, mudanças relevantes).

Q3) Houve resistência cultural? Como vocês superaram?

[Rodrigo Nascimento] Sim. No início, muitos acreditavam que bastava “fechar a conta no final do ano”. Mudamos para uma visão mensal com acompanhamento contínuo. Também havia resistência em olhar pequenos custos, sem perceber o impacto agregado. Trabalhamos a mudança reforçando “gaste como se fosse seu próprio dinheiro” e mostrando impactos reais no resultado.

Q4) Que ferramentas, métricas ou indicadores foram fundamentais para dar visibilidade e controlar os gastos de forma contínua?

[Rodrigo Nascimento] Foi uma combinação de recursos:

- Ferramentas nativas da AWS para controle financeiro.

- Canais internos do Rocket.Chat para comunicação assíncrona.

- Confluence para documentação histórica e trilha de auditoria.

- Vantage.sh para análises detalhadas de custo por recurso, modelo ou região.

Métricas‑chave: spend vs. budget por time, forecast de fim de mês, % de cobertura de tags e Top N drivers de custo por produto/serviço/região.

Q5) A redução foi expressiva, dado o tamanho de conta da Rocket.chat. Além da economia, que impacto essa transformação trouxe para o negócio e para os times?

[Rodrigo Nascimento] Esse resultado deu maior flexibilidade para alocar recursos onde fazem mais diferença - ferramentas, pessoas e projetos estratégicos.

Hoje temos accountability: cada gasto precisa ser justificado e contextualizado. Isso trouxe mais transparência e permitiu decisões com calma, em vez de respostas reativas.

Q6) Quais as maiores lições aprendidas que podem ajudar outras empresas?

[Rodrigo Nascimento] Transparência gera consciência. Quando todos sabem quanto custa a nuvem e onde está sendo gasto, a colaboração para reduzir fica mais natural. Não é preciso esperar pelo cenário perfeito: dê os primeiros passos e ajuste no caminho; isso gera impacto imediato e abre espaço para melhorias contínuas.

Q7) Para finalizar: você tem um conselho direto para empresas que sentem que gastam demais em nuvem?

[Rodrigo Nascimento] Comecem com um benchmark externo - compare maçãs com maçãs para entender se os gastos estão realmente altos. Equilibrem o olhar técnico e de negócios colocando alguém próximo da decisão que entenda os dois lados. E atenção especial aos gastos com IA: grande potencial, mas risco de investimentos mal planejados guiados por entusiasmo.

Para refletir

A história da Rocket.Chat mostra que governança precede ferramenta.

Ao dar dono aos custos, criar rituais simples (budget, forecast, reportes semanais) e padronizar dados (tags), a empresa conquistou previsibilidade e calma nas decisões, e só então colheu uma queda próxima de 50%.

Para CFOs e CTOs, o recado é claro: implante cadência e atribuição antes de perseguir cortes pontuais. O primeiro relatório pode ser simples; o impacto, não.

Quer seguir o conselho do Rodrigo e começar com um benchmark externo? Responda o Radar da Nuvem clicando neste link