Case de Sucesso: Governança de custos em nuvem na Rocket.Chat, com Rodrigo Nascimento

Introdução

Reduzir custo de nuvem “no escuro” é receita para sustos no fechamento. Nesta entrevista, Gabriel Casals conta como a Rocket.Chat saiu de um cenário de baixa visibilidade e contas em crescimento para uma operação com responsáveis claros, rituais de governança e métricas acompanhadas. Mantivemos as respostas fiéis ao conteúdo original e acrescentamos contexto para quem lidera finanças e operações.

Q1) Antes de iniciar esse processo de otimização, como vocês enxergavam os custos de cloud e qual foi o momento de virada?

Rodrigo Nascimento: Tínhamos pouca visibilidade e bastante confusão. Não havia um responsável claro pelos custos da nuvem e usávamos mal as ferramentas padrão dos provedores. As faturas eram analisadas de forma superficial, misturando serviços internos e externos, sem estrutura definida. As contas estavam fora de controle e em crescimento constante. Quando precisávamos de informações, levava-se muito tempo para ter respostas confiáveis. O ponto de virada foi uma mudança de pessoal no time: percebemos que não existia acompanhamento real dos custos e que precisávamos assumir a governança de forma estruturada.

Q2) Quais foram as principais ações práticas que mais contribuíram para a redução de custos?

Rodrigo Nascimento: Implementamos uma sequência para trazer transparência e accountability:

• Análise de serviços para diferenciar o que era essencial;

• Olhar com a perspectiva Lean, combatendo desperdícios;

• Definição clara de papéis e responsabilidades por área/produto;

• Tags em todos os componentes‑chave (produto, ambiente, time, centro de custo);

• Budgets por equipe e relatórios semanais com gasto atual, budget e forecast por área.

• Canal de acompanhamento para questionar desvios acima do budget (não é problema gastar mais; problema é não sabermos o porquê).

• Registro público das principais atualizações (gastos extraordinários, ajustes de linha, mudanças relevantes).

Q3) Houve resistência cultural? Como vocês superaram?

Rodrigo Nascimento: Sim. No início, muitos acreditavam que bastava “fechar a conta no final do ano”. Mudamos para uma visão mensal com acompanhamento contínuo. Também havia resistência em olhar pequenos custos, sem perceber o impacto agregado. Trabalhamos a mudança reforçando “gaste como se fosse seu próprio dinheiro” e mostrando impactos reais no resultado.

Q4) Que ferramentas, métricas ou indicadores foram fundamentais para dar visibilidade e controlar os gastos de forma contínua?

Rodrigo Nascimento: Foi uma combinação de recursos:

• Ferramentas nativas da AWS para controle financeiro.

• Canais internos do Rocket.Chat para comunicação assíncrona.

• Confluence para documentação histórica e trilha de auditoria.

• Vantage.sh para análises detalhadas de custo por recurso, modelo ou região.

Métricas‑chave: spend vs. budget por time, forecast de fim de mês, % de cobertura de tags e Top N drivers de custo por produto/serviço/região.

Q5) A redução foi expressiva. Além da economia, que impacto essa transformação trouxe para o negócio e para os times?

Rodrigo Nascimento: A redução real ficou próxima de 50%. Esse resultado deu maior flexibilidade para alocar recursos onde fazem mais diferença — ferramentas, pessoas e projetos estratégicos. Hoje temos accountability: cada gasto precisa ser justificado e contextualizado. Isso trouxe mais transparência e permitiu decisões com calma, em vez de respostas reativas.

Q6) Quais as maiores lições aprendidas que podem ajudar outras empresas?

Rodrigo Nascimento: Transparência gera consciência. Quando todos sabem quanto custa a nuvem e onde está sendo gasto, a colaboração para reduzir fica mais natural. Não é preciso esperar pelo cenário perfeito: dê os primeiros passos e ajuste no caminho; isso gera impacto imediato e abre espaço para melhorias contínuas.

Q7) Um conselho direto para empresas que sentem que gastam demais em nuvem?

Rodrigo Nascimento: Comecem com um benchmark externo — compare maçãs com maçãs para entender se os gastos estão realmente altos. Equilibrem o olhar técnico e de negócios colocando alguém próximo da decisão que entenda os dois lados. E atenção especial aos gastos com IA: grande potencial, mas risco de investimentos mal planejados guiados por entusiasmo.

Conclusão

A história da Rocket.Chat mostra que governança precede ferramenta. Ao dar dono aos custos, criar rituais simples (budget, forecast, reportes semanais) e padronizar dados (tags), a empresa conquistou previsibilidade e calma nas decisões — e só então colheu uma queda próxima de 50%. Para CFOs e COOs, o recado é claro: implante cadência e atribuição antes de perseguir cortes pontuais. O primeiro relatório pode ser simples; o impacto, não.